【文件档案管理制度.docx】为规范文件档案管理，提升工作效率和信息安全性，确保各类文件资料的完整性、系统性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中产生的各类文件档案管理活动。
一、制度目的
1. 明确文件档案的分类、归档、保管、借阅与销毁流程。
2. 提高文件管理的规范化和标准化水平。
3. 确保重要文件的安全存储与有效利用。
4. 防止文件丢失、泄露或误用。
二、适用范围
本制度适用于公司内部所有部门及员工在工作过程中形成的各类文件资料，包括但不限于：
- 公文类：通知、报告、请示、批复等
- 业务类：合同、协议、计划、总结等
- 行政类：会议记录、人事档案、财务资料等
- 技术类：设计图纸、技术文档、操作手册等
三、文件分类与编号规则
| 文件类别 | 说明 | 编号规则 |
| 公文类 | 上级下发或对外发送的正式文件 | WJ-YYYY-MM-XXX |
| 业务类 | 项目相关文件、合同、协议等 | YW-YYYY-MM-XXX |
| 行政类 | 人事、行政、会议记录等 | XZ-YYYY-MM-XXX |
| 技术类 | 技术文档、图纸、方案等 | JS-YYYY-MM-XXX |
注：YYYY表示年份，MM表示月份，XXX表示序号（三位数字）。
四、归档与保管要求
| 事项 | 要求 |
| 归档时间 | 每月5日前完成上月文件归档 |
| 存放位置 | 分类存放于指定档案柜或电子档案系统 |
| 保管期限 | 根据文件性质分为永久、长期、短期三种 |
| 保管责任人 | 各部门指定专人负责文件管理 |
五、借阅与使用规定
| 事项 | 要求 |
| 借阅申请 | 需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批 |
| 借阅权限 | 仅限本部门人员或经授权人员 |
| 借阅期限 | 一般不超过7个工作日，特殊情况需提前报备 |
| 借阅登记 | 必须进行登记并注明借阅人、用途及归还时间 |
六、文件销毁管理
| 事项 | 要求 |
| 销毁条件 | 无保存价值、过期、作废或已失效文件 |
| 销毁方式 | 经部门负责人审核后，由档案管理人员统一处理 |
| 销毁记录 | 需填写《文件销毁登记表》，并存档备查 |
| 安全保密 | 涉及敏感信息的文件应采用碎纸机或专业销毁服务 |
七、责任与监督
1. 各部门负责人对本部门文件档案管理负直接责任。
2. 档案管理部门负责监督检查各部门文件管理执行情况。
3. 对违反本制度的行为，将视情节轻重给予通报批评或相应处罚。
八、附则
1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司档案管理部门负责解释和修订。
通过本制度的实施，能够有效提升公司文件档案管理的整体水平，保障信息资源的有序流动和安全使用，为企业的规范化运作提供有力支持。