【文件档案管理制度.docx】为了规范公司文件档案的管理，确保各类文件资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门在日常工作中形成的各类文件、资料及电子文档的归档、保管、调阅与销毁等管理工作。
一、文件档案管理的目的
1. 保障信息安全：防止重要文件丢失、泄露或被非法使用。
2. 提高工作效率：通过系统化管理，方便查找和调阅所需文件。
3. 满足合规要求：符合国家相关法律法规及行业标准。
4. 便于历史追溯：为公司决策、审计、法律事务等提供依据。
二、适用范围
本制度适用于公司所有部门在日常运营中产生的纸质文件、电子文档、会议记录、合同、报告、审批单等各类资料。
三、职责分工
| 部门 | 职责说明 |
| 办公室 | 负责文件档案的统一管理，制定相关制度并监督执行 |
| 各部门 | 负责本部门文件的整理、归档及移交工作 |
| 档案管理员 | 负责文件的接收、分类、编号、存储、借阅及销毁工作 |
四、文件分类与编号规则
| 文件类型 | 分类说明 | 编号规则 |
| 行政类 | 公文、通知、会议纪要等 | 年份+部门代码+序号（如：2025-ZX-001） |
| 业务类 | 合同、项目资料、报表等 | 年份+业务类别+序号（如：2025-YW-001） |
| 人事类 | 员工档案、招聘资料等 | 年份+HR+序号（如：2025-HR-001） |
| 财务类 | 发票、报销单、财务报表等 | 年份+CA+序号（如：2025-CA-001） |
五、文件归档流程
1. 文件形成后：由经办人进行初步整理，确认内容完整无误。
2. 提交归档申请：填写《文件归档申请表》，交由部门负责人审核。
3. 档案管理员接收：核对文件内容，按分类进行编号并登记入册。
4. 存档保存：纸质文件按编号顺序存放于档案柜，电子文件上传至公司共享平台。
六、文件借阅与使用
1. 借阅权限：仅限于公司内部员工，需填写《文件借阅登记表》。
2. 借阅时间：一般不得超过3个工作日，特殊情况需提前报批。
3. 归还要求：借阅人须按时归还，如有损坏或遗失，按公司规定处理。
七、文件销毁管理
1. 销毁条件：文件已过保存期限、无继续保留价值或涉及敏感信息。
2. 审批流程：由部门负责人提出申请，经办公室审核批准后方可销毁。
3. 销毁方式：纸质文件采用碎纸机处理，电子文件进行彻底删除并记录。
八、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释和修订。
2. 各部门应严格遵守本制度，确保文件档案管理工作有序开展。
附件：
1. 《文件归档申请表》
2. 《文件借阅登记表》
3. 《文件销毁审批表》
备注：本制度旨在提升公司文件档案管理水平，确保各项工作的规范性和可追溯性。各部门应积极配合，共同维护公司档案的完整性与安全性。